El Intendente Wilson Ezquerra firmó un convenio con AGESIC (Agencia de gobierno electrónico y sociedad de la información y del conocimiento) impulsando una modernización acorde a estos tiempos digitales que se transitan en el mundo y se vienen cumpliendo las etapas previas hacia la implementación del Expediente Electrónico.
Los funcionarios departamentales se vienen capacitando en la nueva herramienta y está previsto que en 2022 se den los primeros pasos en el trabajo operativo.
El Expediente Digital es una solución orientada a renovar los actuales expedientes de la Administración Pública en formato digital. Se vale de aplicaciones web que permiten el intercambio de expedientes entre organismos en un formato digital seguro (FIEE: Formato de Intercambio de Expediente Electrónico) a través de una plataforma segura del Estado (Plataforma de Gobierno Digital).
Implantación Expediente Digital
La aplicación permite gestionar los expedientes tradicionales de manera electrónica, posibilitando mejorar la eficiencia en los procesos administrativos. El uso de la misma permite establecer un nuevo relacionamiento, más adaptable y moderno, entre los distintos organismos del Estado uruguayo.
Requisitos para lograr una implantación exitosa
- Es imprescindible relevar las capacidades organizacionales y tecnológicas del organismo.
- En caso de ser necesario, se deberá desarrollar un plan de alfabetización digital.
- Es sustancial elaborar un plan de trabajo detallado y exhaustivo de Comunicación.
- También se debe diseñar la personalización de la aplicación de Expediente Digital en el organismo.
- De igual modo, se deberá apoyar durante el proceso de extracción de datos de sistemas legados de seguimiento de expedientes. Esta fase puede no requerirse.
- Promover gestión del cambio, a través del diseño y ejecución del plan de comunicación, alfabetización digital y/o capacitación.
- Ejecutar y acompañar al personal del organismo en el desarrollo del testing, aceptación de la personalización y configuración de la aplicación.
- Apoyar la puesta en marcha de la aplicación en el organismo.
- Ejecutar talleres de difusión de resultados y transferencia de experiencia y conocimiento, documentar la experiencia sistematizando el proceso de implantación.
Beneficios de Expediente Digital
Transparencia y acceso: Permite conocer la ubicación y usuario actual del expediente, como así también, la última fecha de pase.
Eficiencia y eficacia: Para los expedientes digitales, el paso de una oficina a otra es inmediato. Permite identificar claramente el trabajo realizado y el pendiente, ayudando a la distribución de tareas dentro de cada oficina. Las implantaciones de Expediente Digital son una buena oportunidad para readaptar los trámites y simplificarlos.
Seguridad: Disminución de riesgo de extravío y deterioro al no utilizarse papel. Mayor dificultad de adulteración. Control de acceso para permitir consultar los expedientes únicamente a las personas autorizadas. Respaldo de los expedientes de forma automática. Protección de datos sensibles y clasificación de expedientes de acuerdo a la Ley nº 18381 de Acceso a la Información Pública.
Disminución de costos: Únicamente los expedientes con anexos no digitales deben ser trasladados, existiendo menor necesidad de impresión. ( Fuente IDT-AGESIC)
